Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве и бухгалтерии, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное
хранение, либо спустя установленное время выделяются к уничтожению.
В соответствии с Основными правилами работы архивов Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета но архивам и делопроизводству РБ от 30.04.97 г.№5, в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача осуществляется но описям дел. Пунктом 5.3.2 этого же документа предусмотрено, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они могут храниться в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Отбор документов на хранение пли уничтожение производится по результатам экспертизы ценно­сти документов, которую проводит созданная на предприятии экспертная комиссия.
В целом сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности определены Перечнем ти­повых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств н других уч­реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 01.04.88 г., утвержден начальником ГЛУ при Совмине СССР 15,08,88 г.). Перечень построен но функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Он состоит из двух частей: первая - включает документы, образующиеся в управленческой, а вторая - научно-технической и производственной деятельности организаций.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела (их наименования к шифру опреде­ляются разработанной на предприятии номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В со­ответствии с графиком выполнения учетных работ в течение 1-3 месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. При этом следует соблюдать следующие условия:
-с момента группировки (обработки) и до передачи в общий архив исполненные документы должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;
-бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специаль­ных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность:
-первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы текущего месяца, относящиеся к какому-либо одному учетному ре­гистру, формируются отдельно. В случаях, когда по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год;
- отдельно в папки должны быть подшиты ведомости но заработной плате;
- листки-расшифровки следует хранить вместо с первичными документами;
-журналы-ордера необходимо хранить, как правило, имеете с ведомостями аналитического учета в отдельных папках, открываемых для каждого из журналов на год;
-отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с оправдательными документами, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены в отдельные папки

В настоящее время отмечается повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в ор­ганизациях, на предприятиях всех форм собственности. В соответствии с Положением о государствен­ном надзоре за соблюдением законодательства но архивному делу и ведению делопроизводства в Рес­публике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 22.12.9-S г. Л" 1947, госу­дарственным надзорным органом является Государственная инспекция архивов и делопроизводства Рес­публики Беларусь (Госархивнадзор). В функции Госархивнадзора входит проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:
-создание и соблюдение оптимальных условии хранения документов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;
-размещение документов в хранилищах;
-соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;
-учет документов, проверку их наличия и состояния;
-соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.
Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом приема-передачи документов ликвидиро­ванных предприятий, учреждений и организации, недопущением незаконного уничтожения документов.
Инспекторские проверки проводятся, у всех хозяйствующих субъектов независимо от форм собствен­ности начиная с республиканских органов государственного управления и заканчивая архивами физиче­ских лиц. По их результатам Госархивнадзор вправе привлекать к административной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных и физических лиц' .

Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.
Документооборот – это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.
Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью их оформления и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Основными этапами документооборота являются:
- составление и оформление документов;
- движение документов по рабочим местам;
- прием документов в бухгалтерии;
- обработка документов в бухгалтерии;
- сдача документов в архив.
Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

Чтобы документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения. Учетная обработка документов в бухгалтерии производится по форме, по существу и арифметическая проверка.
В ходе проверки по форме (формальная проверка) бухгалтерских документов устанавливают правильность и своевременность их оформления, соответствие форм применяемых документов и наличие подписей ответственных лиц за совершенные хозяйственные операции. Некачественно составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведенные по ним операции считаются недействительными или незаконными. Формальная проверка способствует повышению ответственности лиц составляющих и подписывающих документы.
Арифметическая проверка (счетная проверка) проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).
При проверке по существу устанавливают правильно ли определена хозяйственная операция, соответствует ли она требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документах ошибок, неясностей и других недостатков, бухгалтерия возвращает их для исправления или для пере составления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению приниматься не должны.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.
Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).
Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:
-наименование документа (форма);
-наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);
-содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (характеристика существа выполненной операции)
-измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);
-наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
-личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.
Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Унификацией документов называется приспособление их бланков для оформления однородных операций в различных организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие произвольные формы, способствует рациональной организации учета. В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» первичные учетные документы принимаются к учету если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РБ, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации. В унифицированные формы первичной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Постановление Совета Министров РБ” О первичных учетных документах” от 29.04.99г. (рег.№5-744 от 10.05.99.)подтверждает, что на Министерство финансов возложены функции по разработке и утверждению типовых унифицированных форм первичной учетной документации. Во внимание следует принимать аналогичные формы, применяемые в Российской Федерации.Данное постановление предусматривает с 01.01.2000 г. применение всеми субъектами хозяйствования унифицированных форм первичной учетной документации. Заполнение и обработка документов весьма упрощаются также при их стандартизации. Под стандартизацией документов понимается установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов.
Стандартизация документов позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Для отражения хозяйственных операций в организациях используется большое количество разнообразных документов. Позн0ание особенностей составления и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной классификации. Классификацию документов проводят по различным принципам: по назначению документов в бухгалтерском учете, объему содержания сведений, способу отражения операций, количеству учетных позиций, порядку заполнения, форме, воспроизведению информации, срокам хранения (рис.1).
По назначению бухгалтерские документы делят на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы – это документы, содержащие распоряжения на выполнение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств со счетов в банке, доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расходные кассовые ордера и др. Однако они не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, а поэтому основанием для учетных записей они не являются.
Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйственных операций. Они составляются в момент совершения операции и представляют собой первый этап учетной регистрации. К ним относят: накладные на выдачу материальных ценностей, ведомости на получение материальных ценностей, учетные листы на сдельную работу, приходные кассовые ордера и др. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Для управления производством в современных условиях большое значение имеет получение своевременной, полной и достоверной информации о совершающихся производственных процессах. Основным источником таких сведений является бухгалтерский учет. Он призван своевременно, правильно и с достаточной аналитичностью отражать все хозяйственные операции при такой группировке данных, которая необходима для принятия наиболее обоснованных решений по управлению производством.
Необходимость ведения бухгалтерского учета в организациях различных видов деятельности определена Законом РБ “О бухгалтерском учете и отчетности” и учетной политикой организации, разработанной в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету» Учетная политика организации”,утвержденным постановлением Минфина РБ от 17.04.2002 №62.
Определяя задачи, стоящие перед бухгалтерской службой любой организации, следует отметить что ими являются:
-формирование полной и достоверной информации о хозяйствен-ных процессах и финансовых результатах деятельности организации,необходимой для оперативного управления,а также для ее использования инвесторами,кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами:
-обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых, и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
-своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Средства предприятия участвуют в процессе производства непре-рывно. Для того чтобы определить величину средств и дать им эконо-мическую оценку в определенный момент времени, а также оператив-но руководить организацией, управлять финансово-хозяйственной деятельностью, составляют бухгалтерский баланс.
Бухгалтерский баланс является способом экономической группи-ровки и обобщения информации об имуществе и обязательствах орга-низации по составу и размещению и источникам их образования в де-нежной оценке на определенную дату, как правило, на 1-е число каж-дого месяца, квартала, года.
По внешнему виду баланс представляет собой таблицу. Левая ее часть, в которой отражается предметный состав, размещение и использование имущества организации, называется активом баланса. Правая часть таблицы называется пассивом баланса и показывает величину средств, вложенных в хозяйственную деятельность организации, форму их участия в создании имущества. Эта величина рассматривается как обязательства за полученные ценности или ресурсы.
Отдельный вид средств (имущества) или источника (обязательств), показанный в балансе по отдельной позиции и выраженный отдельной суммой, называют статьей баланса. Балансовые статьи, исходя из их экономического содержания, объединяются в группы, группы – в раз-делы.
Следует иметь в виду, что итоги актива и пассива баланса должны быть абсолютно равны, так как обе части баланса показывают одно и то же имущество, но сгруппированное по разным признакам: в активе–по вещественному составу и функциональной роли, в пассиве – по ис-точникам образования имущества и целевому назначению. Итоги ак-тива и пассива называют валютой баланса.