Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели.
Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое).
Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются:
-наименование документа (форма);
-наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год);
-содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (характеристика существа выполненной операции)
-измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях);
-наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
-личные подписи указанных лиц, и их расшифровка.
Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.
К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др.
К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты.
Согласно пункта 23Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29. 07. 1983г.,№105 определено, что для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, к их составлению предъявляются следующие требования:
-заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации;
-строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
-точно и ясно излагать содержание документа;
-четко и разборчиво писать текст и цифры;
-незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
-сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
-снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.
Документы заполняют вручную или при помощи пишущей или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала до конца. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организациях в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты. Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, чтобы легко можно было понять содержание и объем оформленной операции. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Подписи лиц в документах должны быть разборчивыми.
В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского) должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.
Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью. «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых выдавалась заработная плата или делались иные выплаты.
Первичные учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством РБ только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.
Главный бухгалтер и другое должностное лицо организация вправе в присутствии представителя органа проводящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.
Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Минфином БССР 08. 03. 60 г., гласит о том, что первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов ордеров или ведомостей аналитического учета. Внутри папки документы подписываются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов. Изложены правила подготовки и оформления управленческой и организационной документации (приказов, распоряжений, актов, докладных записок), а также организация работы с документами, составление номенклатуры, порядок оформления дел и хранение документов до передачи их в архив.