Чтобы документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения. Учетная обработка документов в бухгалтерии производится по форме, по существу и арифметическая проверка.
В ходе проверки по форме (формальная проверка) бухгалтерских документов устанавливают правильность и своевременность их оформления, соответствие форм применяемых документов и наличие подписей ответственных лиц за совершенные хозяйственные операции. Некачественно составленные документы не имеют юридической и доказательной силы, а поэтому проведенные по ним операции считаются недействительными или незаконными. Формальная проверка способствует повышению ответственности лиц составляющих и подписывающих документы.
Арифметическая проверка (счетная проверка) проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур, например, расчета распределения косвенных расходов, начисления амортизации, определения накидок, скидок и т.п.).
При проверке по существу устанавливают правильно ли определена хозяйственная операция, соответствует ли она требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. При обнаружении в документах ошибок, неясностей и других недостатков, бухгалтерия возвращает их для исправления или для пере составления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного разрешения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких хозяйственных операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
В процессе учетной регистрации данных бухгалтерских документов проводится их таксировка, группировка и контировка (проставление корреспонденции счетов).
Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
Группировка – предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Отдельные документы группируют в зависимости от отраженных на них хозяйственных операций и по источникам финансирования поступления (приобретения) ценностей, работ, услуг и по расходу (списанию) ценностей, денег, погашению задолженности и т.п.
Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях обличает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.
Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.
После контировки документов оформленные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета. Порядок отражения хозяйственных операций на счетах зависит от формы бухгалтерского учета. При упрощенных формах, форме учета Журнал-главная книга и мемориально-ордерной форме корреспонденцию счетов составляют: непосредственно на документе; в регистрационном журнале; в Журнале - Главная книга; в специальном регистре бухгалтерского оформления – мемориальном ордере (проводке, контировке).
При журнально-ордерной форме учета, операции, зафиксированные в документах, отражаются и регистрируются в журналах-ордерах и ведомостях с группировкой по корреспондирующим счетам.
При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движение документов имеет свои особенности, т.е. зависит от использованных программных продуктов для ЭВМ.
После отражения данных документов на счетах бухгалтерского учета (т.е. после разноски данных документов в регистры бухгалтерского учета), их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив. На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество и другие показатели. Все документы в папке номеруются по порядку. Таким образом, документы проходят следующие последовательные этапы движения: составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законодательства.