Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.
Документооборот – это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.
Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью их оформления и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Основными этапами документооборота являются:
- составление и оформление документов;
- движение документов по рабочим местам;
- прием документов в бухгалтерии;
- обработка документов в бухгалтерии;
- сдача документов в архив.
Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
-первичные учетные документы, принимае­мые бухгалтерией, должны иметь все обязатель­ные реквизиты;
-при приеме документов должна осуществ­ляться проверка правильности арифметических вычислений;
-документы должны быть оформлены в соот­ветствии с требованиями законодательных и нор­мативных актов (например, в накладных на полу­чение товаров должна быть выделена сумма налога на добавленную стоимость для возможно­сти принятия налога к возмещению);
-все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их со­ставление, с указанием даты исправления:
-по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополне­ния к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер ус­танавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снаб­жения, лица, ответственные за реализацию (маркетологи)). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первич­ных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию (часто это положение не включается н общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме документов составляет несколько месяцев). Рекомендуется составить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за непредставление вовремя документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать до­кументы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персо­нальную ответственность.
Контролю подлежит также правильность от­ражения операций на счетах бухгалтерского учета.
Для этого к каждому первичному учетному доку­менту прилагается перечень бухгалтерских запи­сей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйст­венных операций на счетах бухгалтерского учета. Из-за ненадлежащей организации документооборо­та, некоторые документы могут учитываться два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой объект учета затрат без оприходования через склад и вновь списан на затраты. В данном случае нарушены правила документооборота о не­обходимости отражения движения всех материалов через склад.
Главному бухгалтеру необходимо оптимизиро­вать (или разработать) документооборот, который складывается из общего внутрифирменного доку­ментооборота и документооборота внутри бухгал­терии. При этом устанавливается:
- перечень первичных документов, применяе­мых на предприятии;
- список работников предприятия, которые имеют право подписывать данные документы и не­сут ответственность за правильность их оформле­ния и своевременность представления в бухгалте­рию (утверждается руководителем организации);
- рабочая схема действующих отделов органи­зации;
-порядок движения каждого документа меж­ду отделами организации и крайний срок пред­ставления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
- график движения документов внутри бух­галтерии, позволяющий своевременно организо­вать начисление налогов и составление бухгалтер­ской отчетности.
После составления графика каждому лицу, уча­ствующему в документообороте, вручается соответ­ствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
График документооборота может быть состав­лен по следующей форме, предусмотренной По­ложением о документах и документообороте и бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 № 105:
Итак, как было отмечено выше, работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.