В настоящее время отмечается повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в ор­ганизациях, на предприятиях всех форм собственности. В соответствии с Положением о государствен­ном надзоре за соблюдением законодательства но архивному делу и ведению делопроизводства в Рес­публике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 22.12.9-S г. Л" 1947, госу­дарственным надзорным органом является Государственная инспекция архивов и делопроизводства Рес­публики Беларусь (Госархивнадзор). В функции Госархивнадзора входит проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:
-создание и соблюдение оптимальных условии хранения документов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;
-размещение документов в хранилищах;
-соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;
-учет документов, проверку их наличия и состояния;
-соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.
Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом приема-передачи документов ликвидиро­ванных предприятий, учреждений и организации, недопущением незаконного уничтожения документов.
Инспекторские проверки проводятся, у всех хозяйствующих субъектов независимо от форм собствен­ности начиная с республиканских органов государственного управления и заканчивая архивами физиче­ских лиц. По их результатам Госархивнадзор вправе привлекать к административной ответственности в соответствии с действующим законодательством должностных и физических лиц' .
По истечении отчетного периода (это, как правило, финансовый год) бухгалтерские документы, а также вся другая организационно-распорядительная документация подлежит передаче на архивное хранение. Следует отметить, что в соответствии с пп. 55-64 Положения о государственной регистра­ции и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента РБ от 16.03.99 г. № 11, требование о передаче документов на архивное хранение распро­страняется и на ликвидируемые субъекты хозяйствования.
Сложившаяся практика вызывает необходимость организации оперативного и архивного хранения документов.