С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела (их наименования к шифру опреде­ляются разработанной на предприятии номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В со­ответствии с графиком выполнения учетных работ в течение 1-3 месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера. При этом следует соблюдать следующие условия:
-с момента группировки (обработки) и до передачи в общий архив исполненные документы должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;
-бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специаль­ных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность:
-первичные бухгалтерские документы должны храниться отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы текущего месяца, относящиеся к какому-либо одному учетному ре­гистру, формируются отдельно. В случаях, когда по отдельным регистрам имеется небольшое количество первичных документов, их хранят в папках, открываемых для каждого из них на год;
- отдельно в папки должны быть подшиты ведомости но заработной плате;
- листки-расшифровки следует хранить вместо с первичными документами;
-журналы-ордера необходимо хранить, как правило, имеете с ведомостями аналитического учета в отдельных папках, открываемых для каждого из журналов на год;
-отчеты кассира с приложенными кассовыми ордерами, авансовые отчеты с оправдательными документами, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в порядке последовательности их номеров и переплетены в отдельные папки
-наряды на сдельную работу, путевые листы следует хранить не переплетенными, но подшиты­ми в скоросшиватели.
В интересах практической работы организации исполненные бухгалтерские документы допускается хранить в оперативном архиве еще на протяжении года после окончания отчетного периода с целью состав­ления годовой финансовой отчетности (до 1 апреля следующего за отчетным периодом года; проведения аудиторский проверки достоверности отчетных данных. По усмотрению работников бухгалтерской службы они могут передаваться для дальнейшего хранения в архив сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Государственного налогового комитета.